INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RESA AI

SENSI DELL’ART. 13 DEL REG. UE 2016/679 – GDPR

CAE S.p.A., prima di acquisire dati personali per finalità di gestione delle segnalazioni secondo quanto previsto dalla propria “Procedura di segnalazione di normative nazionali e dell’Unione Europea”, invita a leggere attentamente l’informativa in tema di protezione dei dati personali, di seguito riportata.

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In conformità all’art. 13 del Regolamento dell’Unione Europea 2016/679 (“GDPR”), forniamo di seguito le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato da CAE S.p.A. (con sede in San Lazzaro di Savena (BO), Via Colunga 20, C. F. 01121590374, Partita IVA 00533641205) in relazione alla finalità del trattamento di seguito descritta.

Detto trattamento è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

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1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO

Titolare del trattamento dati è CAE S.p.A., (di seguito anche “Titolare”), con sede legale a San Lazzaro di Savena (BO), Via Colunga 20, C. F. 01121590374, Partita IVA 00533641205, nella persona del legale rappresentante Giorgio Bernardi; e-mail: legal@cae.it.

2. OGGETTO E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per la gestione delle segnalazioni interne di presunte violazioni, ovvero di comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità di CAE S.p.A, definiti dall’art. 2 co. 1 lett. a) del D. Lgs. 24/2023, delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di collaborazione con il Titolare. I dati personali trattati sono quelli contenuti nella segnalazione, e/o in atti e documenti a questa allegati che si riferiscono al segnalante e ogni altro eventuale soggetto coinvolto.

I dati personali possono essere altresì trattati per lo svolgimento delle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, per l’adozione di adeguate misure correttive e l’introduzione di opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle violazioni.

I dati manifestamente non utili alla trattazione della segnalazione non saranno raccolti e, se accidentalmente raccolti, saranno cancellati.

3. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato esclusivamente da personale espressamente autorizzato, con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, dei facilitatori, delle persone coinvolte nelle segnalazioni, del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali. Al fine di garantire la riservatezza del segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione interna, l’identità dello stesso sarà conosciuta solo dai soggetti espressamente autorizzati alla gestione delle segnalazioni. Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del c.p. o dell’art. 2043 del c.c. ovvero, ove applicabile, nell’ambito del procedimento penale e nei modi e limiti di quanto previsto dall’art. 329 c.p.p., l’identità del segnalante viene protetta in ogni fase della segnalazione. Pertanto, fatte salve le citate eccezioni, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è rappresentata dall’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (Art. 6 comma 1, lett. c) del GDPR), e nello specifico, previsto dal D. Lgs. 24/2023. Il trattamento potrà eventualmente riguardare anche dati particolari e dati relativi a condanne penali e reati qualora inclusi nella segnalazione secondo quanto disposto dagli articoli 9 e 10 del GDPR.

5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati ha natura facoltativa: CAE S.p.A. ha, infatti, adottato canali di segnalazione che consentono anche l’effettuazione di segnalazioni anonime. Tuttavia, esse non saranno trattate secondo quanto previsto dalla “Procedura di segnalazione di normative nazionali e dell’Unione Europea” adottata da CAE, in quanto alcuni dati personali (come, ad esempio, i dati di contatto) sono necessari al Titolare al fine di fornire conferma dell’avvenuta ricezione della segnalazione, di mantenere le interlocuzioni con il segnalante e di fornire riscontro e, dunque, di adempiere a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023. Il segnalante anonimo non beneficia delle tutele previste dal D. Lgs. 24/2023.

6. DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati contenuti nella segnalazione e la relativa documentazione verranno trattati e conservati per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Decorso il periodo massimo di cinque anni le informazioni riferite alla segnalazione potranno essere conservate da CAE S.p.A. al fine di garantire e preservare il proprio diritto di difesa e dare prova, ove richiesto, della corretta gestione delle segnalazioni ricevute. In tal caso i dati personali saranno anonimizzati.

7. COMUNICAZIONE E CONOSCIBILITÀ DEI DATI

I dati saranno conosciuti e/o resi conoscibili:

• • al Referente Whistleblowing di CAE S.p.A., in qualità di soggetto autorizzato al trattamento di dati connessi alla gestione delle segnalazioni;
  • all'HR Manager di CAE S.p.A., in qualità di soggetto autorizzato al trattamento di dati connessi alla gestione delle segnalazioni in caso di impossibilità temporanea del Referente Whistleblowing a gestire le segnalazioni;
  • ai membri dell'Organismo di Vigilanza di CAE S.p.A., in qualità di soggetto autorizzato al trattamento di dati connessi alla gestione delle segnalazioni riguardanti il Modello Organizzativo 231 di CAE S.p.A.;
  • ai membri del Comitato per la Parità di Genere di CAE S.p.A., in qualità di soggetto autorizzato al trattamento di dati connessi alla gestione delle segnalazioni riguardanti il Codice Etico in materia di molestie e discriminazioni in base al genere;
  • ai Responsabili dei trattamenti di volta in volta individuati dal Titolare e per le sole finalità indicate nella presente informativa (ad es. fornitore della piattaforma informatica di segnalazione), le cui misure tecniche e organizzative volte alla protezione dei dati sono state previamente giudicate adeguate dal Titolare;
  • a tutti i soggetti pubblici per i quali sussiste o sussisterà in capo al Titolare un obbligo di comunicazione dei dati stessi.

Nel caso in cui il Titolare affidi ad un soggetto terzo l’incarico di gestione del canale di segnalazione, i suddetti dati personali saranno tratti da tale soggetto in qualità di Responsabile del trattamento designato dal Titolare ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tali dati saranno trattati esclusivamente per il tramite di personale espressamente autorizzato e nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

I diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR possono essere esercitati, nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies, co. 3, del D.lgs. 196/2003 ss.mm.ii., rivolgendosi al Titolare mediante i contatti sopra indicati. In particolare, i diritti sopra individuati non possono essere esercitati con richiesta al Titolare, ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR all’Autorità Garante, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. L‘esercizio dei suddetti diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo dal Titolare, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi del segnalante, del segnalato o delle persone a vario titolo coinvolte nelle segnalazioni. In tali casi, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 3, del D.lgs. 196/2003 l’Interessato ha facoltà di esercitare i succitati diritti tramite l’Autorità Garante con le modalità di cui all’art. 160 del predetto decreto legislativo. Nei casi in cui si ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, è possibile proporre reclamo all’Autorità Garante, come previsto dall'art. 77 del GDPR stesso (con esclusione delle limitazioni all’esercizio dei diritti sopra riportate e previste dall’art. 2-undecies, co. 3, del D.Lgs. 196/2003 ss.mm.ii.), o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).

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La presente informativa può essere integrata o modificata oralmente e per iscritto con ulteriori indicazioni ed è oggetto di aggiornamento a seguito di eventuali modifiche normative.